U bent hier

Home » Huishoudelijk Reglement VZW Ontmoetingscentrum Winkelomheide.

Huishoudelijk reglement Ontmoetingscentrum Winkelomheide

Hoofdstuk 0. Het Bestuur van de VZW Ontmoetingscentrum Winkelomheide

 Artikel 1

 De VZW Ontmoetingscentrum Winkelomheide (hierna genoemd OC) wordt bestuurd door het Bestuursorgaan (hierna genoemd BO) minimum bestaande uit de Voorzitter, Ondervoorzitter, penningmeester, secretaris, afgevaardiging scouts, VZW 'de Hei Leeft en Feest' en Dekenij. De prestaties van het BO zijn onbezoldigd.

 Voor het dagelijks bestuur (hierna genoemd DB) van het OC zoals reservaties, poetsen, kleine herstellingswerken, tellen drankverbruik, wordt het BO bijgestaan door vrijwilligers en verenigingswerkers. Enkel het Bestuursorgaan is bevoegd voor de aanstelling van de vrijwilligers/verenigingswerkers of beëindiging van de samenwerking. De rechten, plichten en eventuele vergoedingen van de vrijwilligers/verenigingswerkers worden vastgelegd in een geschreven contract. Het contract moet ondertekend worden voor akkoord door een lid van het BO  en de vrijwilliger/verenigingswerker. Het BOkomt alle wettelijke verplichtigingen na in het kader van de regelgeving vrijwilligerswerk en verenigingwerk.

 Specifieke taken:

 * De zaalverantwoordelijke houdt toezicht op de infrastructuur van het OC en is eveneens verantwoordelijk voor alle in dit huishoudelijk reglement aan hem/haar toegewezen taken: de reservaties, het verstrekken van inlichtingen betreffende de beschikbaarheid, het afleveren van de sleutel, vaststellen van eventuele beschadigingen.

 *De penningmeester verzorgt de facturatie van de zaalhuur en het drankverbruik en verstuurt de facturen naar de huurder. Eventuele klachten/vragen over facturen worden rechtstreeks gericht aan de penningmeester.

 Hoofdstuk I. Activiteiten

 Artikel  2

Het OC heeft  toelating om maximum 12 'bijzondere' activiteiten  (jaarfeest, kermis, carnaval, huwelijksfeest, jublieumfeest, muziekoptredens, fuiven) per jaar en nooit meer dan 2 per maand met een hoger geluidsniveau (maximum < 85 dB)  te organiseren.

Fuifactiviteiten zijn enkel toegelaten als deze georganiseerd worden door een vereniging van Winkelomheide aangesloten bij het OC.  De aanvraag van de fuif moet gebeuren door het bestuur van de verening.

De huurder kan een uitzondering vragen om het geluidsniveau te verhogen tot maximum 95 dB. Hij dient hiervoor minimum 3 maanden op voorhand een vergunning aan te vragen  bij Stad Geel. De Stad is niet verplicht om deze uitzondering toe te staan. De huurder moet bij het afsluiten van het huurcontract de zaalverantwoordelijke verwittigen als hij de uitzondering wenst aan te vragen.

In het OC is een geluidsbegrenzer aanwezig. De huurder is verplicht deze te gebruiken.

 Verboden actviteiten

 Het gebruik van de zalen wordt niet toegelaten voor activiteiten die in strijd zijn met de openbare orde of goede zeden en andere wettelijke bepalingen. In dergelijke gevallen kan de verhuurder de overeenkomst ten allen tijde verbreken zonder enige schadeloosstelling. De gedane betalingen blijven definitief verworven.

 

Hoofdstuk II. Reservatie

 Artikel  3

 De huurder treedt op in naam van zijn/haar persoon of van zijn/haar vereniging en draagt de verantwoordelijkheid voor het naleven van het huishoudelijk reglement.

 Artikel  4

 Wie een zaal reserveert, doet dit in de hoedanigheid van of namens de organisator. De huurder mag de gehuurde locaties niet laten gebruiken door derden. Als de gegevens, door de aanvrager verstrekt, onvolledig en/of niet juist zijn, waardoor ten onrechte een lagere huurprijs werd aangerekend, wordt een boete aangerekend die het verschil is tussen het normale tarief en het verminderde tarief dat onterecht werd toegepast.

 Artikel  5

 De reservatie van één of meerdere zalen gebeurt via de zaalverantwoordelijke. Info over de beschikbaarheid van de zalen kan telefonisch of tijdens de info-avonden in het OC elke dinsdag van 19u tot 20u. Aanvragen kunnen niet via mail gebeuren. Een reservatie is pas definitief als het reservatieformulier, in tweevoud opgesteld, voor akkoord werd ondertekend door de zaalverantwoordelijke en huurder. De reservatieformulieren zijn beschikbaar bij de zaalverantwoordelijke of op de website. De reservatie moet ten laatste zeven kalenderdagen vóór de activiteit worden ingediend per post of bij afgifte aan de zaalverantwoordelijke.

 In geval een koffietafel naar aanleiding van een begrafenis wordt geboekt in het OC, krijgt deze altijd voorrang krijgt op eerder gemaakte reservaties door verenigingen. De zaalverantwoordelijke zal van zodra de datum van de  koffietafel gekend is zo snel mogelijk de betrokken vereniging verwittigen dat de reservatie wordt geannuleerd.

 Artikel  6

 De overhandiging van de sleutel gebeurt in onderling overleg met de zaalverantwoordelijke.   De voorgestelde datum en uur van ophaling van de sleutel worden op het reservatieformulier vermeld. De huurder deponeert de sleutel na de activiteit in de voorziene brievenbus aan de achterkant van het OC. Bij verlies van  de sleutel wordt een vergoeding van 600 euro aangerekend.

 Hoofdstuk III. Huurprijzen - kosten

 Artikel 7

 De parochieraad en de parochiale catechese- en liturgiegroepen mogen gratis gebruik maken van de infrastructuur voor niet-commerciële activiteiten. Voor reservatie gelden dezelfde regels zoals vermeld in Hoofdstuk II.

 Artikel 8

 De huurprijs is het tarief voor het gebruik van de zaal inclusief de beschikbare apparatuur en meubilair. De actuele huurprijzen  zijn gepubliceerd op de website en zijn ter beschikking bij de zaalverantwoordelijke. .Voor  verenigingen aangesloten bij het OC gelden verminderde huurprijzen.

 Artikel 9
De huur is verschuldigd door de persoon of de vereniging die  het reservatieformulier ondertekend heeft.

 Artikel 10

 Het bedrag van de huur moet overgeschreven worden op rekening BE94 0630 9075 1114. De reservatie is pasdefinitief na betaling envervalt 5 werkdagen na ondertekening van het reservatieformulier bij niet-betaling.

 Artikel 11

 Annulering van een activiteit door de huurder kan telefonisch aan de zaalverantwoordelijke maar moet steeds schriftelijk (per brief, email) bevestigd worden. Bij annulering minder dan 2 weken voor de gebruiksdatum wordt de volledige huurprijs aangerekend. Enkel bij annulering om dwingende redenen (vb. overlijden of hospitalisatie van de organisator of een verwante tot de 2de graad), gestaafd door een attest, kan vrijstelling van betaling van de huurprijs toegestaan worden door het Bestuursorgaan.  

 Artikel 12

 Het verbruik van electriciteit is gratis. Voor gas wordt het reële gasverbruik aangerekend.

 

Hoofdstuk IV. Algemene gebruiksvoorschriften.

 Artikel 13

 De huurder verbindt er zich toe te voldoen aan alle wettelijke voorschriften en reglementen:

Brandveiligheid:

 - in  het OC geldt een strikt rookverbod;  

 -  en uitgangen mogen op geen enkele wijze belemmerd of gesloten worden tijdens de activiteit.

 - brandblusapparatuur mag nooit door aangebrachte materialen ingesloten of verplaatst worden.

 - het is niet toegestaan om   wijzigingen aan te brengen aan de nutsvoorzieningen en/of uitschakelen van noodverlichting;

 -  er mogen geen bijkomende  verwarmingsinstallaties geplaatst worden;

 -  er mogen geen gasflessen  en vuur-, rook- of ontploffingsmechanismen  gebruikt worden;

 -   eventuele meegebrachte kooktoestellen moeten beantwoorden aan de wettelijke veiligheidsnormen;

 -  het maximum toegelaten personen in de zalen mag niet worden overschreden.

 Sabam en Billijke Vergoeding:

 - Het OC heeft een vergunning voor Sabam "tarief 102" en voor de Billijke Vergoeding "tarief Polyvalente Zaal Dans". Indien deze vergunningen niet toereikend zijn voor de activiteiten van de gebruiker, moet de huurder zelf de nodige verplichtingen voor Sabam of de “Billijke Vergoeding” nakomen.

 - Voor de zalen gelden de gemeentelijke voorschriften inzake sluitingsuur en nachtlawaai. De huurder is verantwoordelijk voor alle overtredingen van gemeentelijke, provinciale of nationale reglementen of wetgevingen en betaling van de boetes.

 - De huurder die een activiteit met drankverkoop organiseert, moet zich in orde stellen met alle geldende wetten en regels. Informatie hierover is beschikbaar op de site van de Stad Geel.

  

Artikel 14
 

De voorbereidende werken van een activiteit beginnen ten vroegste de dag zelf. Voorbereidende werken de dag voordien kunnen enkel mits overleg met de zaalverantwoordelijke en mits betaling van een extra huurprijs. De zaal dient terug in ordentelijke staat achtergelaten te worden, ten laatste om 5 uur 's morgens op de eerstvolgende dag. De huurder neemt onderstaande schikkingen om na de activitiet de lokalen in goede orde te gebruiken en te verlaten:

 -  afvegen en zonodig afwassen van tafels en stoelen

  - tafels en stoelen stapelen op de afgesproken plaats (niet over de grond slepen!)

  -  bar proper achterlaten (alle gebruikte glazen afwassen en afdrogen)

 - de verbruikte dranken na de activiteit sorteren in de lege bakken onder de toog

 - reinigen van vuren en gebruikt kookgerief in de keuken

 - vloer gebruikte zalen vegen met voorziene borstels

 - het doven van de lichten

 - sluiten van de kranen

 - het verwijderen van alle persoonlijke materialen

 - het uitschakelen van de verwarming.

 - sluiten van alle deuren

 Indien de huurder de voorwaarden niet respecteert kan een extra schoonmaakkost aangerekend worden (zie prijzentabel huur zalen op onze website voor de actuele prijs).

 Artikel 15

 De huuder neemt al het afval mee naar huis (ook papier, karton, PMD), zoniet wordt het beschouwd als restafval. Voor het afval dat achterblijft stelt het OC grijze 60 liter zakken ter beschikking die de huurder kan achterlaten bij de container. Per achtergelaten zak (grijze of andere) wordt een bedrag aangerekend voor de afvalverwerking (zie prijzentabel huur zalen op onze website voor de actuele prijs). De eerste zak is gratis.

 Artikel 16 
 Beschadigingen die door de huurder worden vastgesteld vooraleer de activiteit plaats heeft,worden onmiddellijk gemeld aan de zaalverantwoordelijke, anders valt de beschadiging ten laste van de huurder. 
Alle veroorzaakte schade aan de zalen, de uitrusting en/of het meubilair tijdens de activiteit, worden door de huurder gemeld
uiterlijk de dag na de activiteit aan de zaalverantwoordelijke. Herstellingen gebeuren  in opdracht van het OC. De organisator of derden die verantwoordelijk zijn voor de beschadiging, vergoeden de gemaakte kosten door het OC op basis van de factuur van de uitgevoerde werken. Materialen die stuk zijn (o.a. gebroken glazen) moet men in de zaal laten liggen (niet wegwerpen). De kosten van de kapotte materialen worden doorgerekend aan de huurder.

  Artikel 17
Het is verboden in de lokalen enige wijziging aan te brengen aan de bekleding, het meubilair, lichtarmaturen, noch vaste toestellen op te nemen of los te maken. Bevestigen van affiches
van socio-culturele activiteiten kan enkel op het prikbord en niet op de muren of andere ondergrond. Het aanbrengen van versieringsmateriaal, prijslijsten of attributen moet steeds in overleg met de zaalverantwoordelijke. Het gebruik van (duim)spijkers en plakband is verboden. Het is eveneens verboden de plafondtegels te verplaatsen.

 Artikel 18

 Bij gebruik van de hangar op het parkeerterrein wordt deze proper achtergelaten. Indien nodig moet er worden geborsteld.

 Artikel 19

 Ø  Uitlenen van keukenmateriaal voor extern gebruik kan enkel na toestemming van het Bestuursorgaan De materialen van de zaal en de keuken (borden, kommen, etc.) mogen niet gebruikt worden om etensoverschotten mee naar huis te nemen. Ontbrekende materialen worden steeds in rekening gebracht.

 Ø  De huurder brengt zelf schotelvodden en keukenhanddoeken mee. Deze worden na gebruik terug meegenomen.

 Ø  In de keuken is een ingebouwde frietketel aanwezig. De huurder brengt zelf de frituurolie mee. Het OC zorgt voor de verwijdering van de gebruikte frituurolie.

 Artikel 20

 Ø  Het OC is niet verantwoordelijk voor ongevallen en/of diefstallen van kledij of goederen tijdens activiteiten in lokalen waarvan het gebruik werd toegestaan aan de huurder. De huurder is vrij om hiervoor zelf een verzeking burgelijke aansprakelijkheid af te sluiten.

 Ø  De organisatoren van tentoonstellingen zijn zelf verantwoordelijk voor de tentoongestelde voorwerpen. De organisator is vrij om zelf een verzekering tegen diefstal of beschading af te sluiten.

 Artikel 21


 De bestuursleden van het OC  hebben steeds vrije toegang tot de lokalen tijdens de gebruiksperiode.

  Artikel 22

 Opnames voor televisie en/of radio kunnen enkel na toelating door het BO.

 

Hoofdstuk V. Drankverbruik en drankverkoop

 Artikel 23

 Er worden enkel dranken toegelaten die door het OC ter beschikking gesteld worden. Onder dranken verstaan we  o.a. alle bieren, frisdranken, koffie, thee, wijnen en schuimwijnen.

 Ø  Indien de huurder andere wijnen en/of schuimwijnen wenst te serveren dan de huiswijnen van het OC, kan hij deze bestellen via de huisleverancier van het OC. De betaling van de wijnen gebeurt via facturatie door het OC.

 Ø  Indien de huurder speciale bieren wenst te serveren in het kader van een bierproefavond, moet hij hiervoor bij de reservatie toelating vragen via de zaalverantwoordelijke aan het Bestuursorgaan.

 Ø  Het schenken van gesponsorde of gratis verkregen drank is niet toegestaan.

 Indien de huurder toch eigen dranken meebrengt zonder toelating, wordt een boete aangerekend (zie prijzentabel vermeld op onze website).

 De huurder staat zelf in voor het uitschenken van de dranken.

 De actuele prijzen van de dranken zijn gepubliceerd op de website en zijn ter beschikking bij de zaalverantwoordelijke. .Voor  verenigingen aangesloten bij het OC gelden verminderde prijzen. Het tarief kan altijd  worden aangepast in functie van gewijzigde aankoopprijzen.

 Artikel 24

 De huurder die een activiteit met drankverkoop organiseert, moet zich inorde stellen met alle geldende wetten en regels. Informatie hieromtrent kan o.a. bekomen worden op de site van de Stad Geel.

  

Hoofdstuk VI. Slotbepalingen.

 Artikel 25

 Alle klachten, opmerkingen en bijzondere aanvragen worden gericht aan de zaalverantwoordelijke of de Voorzitter. Het behandelen van de klachten valt onder de verantwoordelijkheid van het Bestuursorgaan..

 Artikel 26

 Bij tekortkomingen van de huurder of bij ernstige overtreding  van het huishoudelijk reglement kan het Bestuursorgaan het toekomstig gebruik van de zalen aan de huurder weigeren. De huurder kan geen enkel recht tot schadevergoeding doen gelden ten opzichte van het OC.

 Artikel 27

 Het huishoudelijk reglement kan worden aangepast door het Bestuursorgaan.  Het aangepaste huishoudelijk reglement treedt in werking na goedkeuring in de eerstvolgende Algemene Vergadering van het OC.

 Artikel 28

 Alle niet voorziene gevallen worden door het Bestuursorgaan behandeld.

 Artikel 29
Het huishoudelijk reglement werd goedgekeurd door de AV en gaat in werking op 1 juli 2019.